De waarde & het nut van KPI’s

KPI’s zijn een onmisbare tool binnen de werking van een bedrijf. Kritieke Prestatie Indicatoren leveren concrete en meetbare data op die onmisbaar zijn om uw doelstellingen te behalen en, indien nodig, uw bedrijfsstrategie bij te sturen. In deze blog vertel ik wat KPI’s precies zijn en waarom je KPI’s niet links mag laten liggen.

Wat zijn KPI’s?

KPI’s zijn Key Performance Indicators, oftewel Kritieke Prestatie Indicatoren. Ze worden gebruikt om doelstellingen te bepalen en prestaties te meten. Op deze manier kan je zien waar je het goed doet en waar nog werk te doen valt. Een goede KPI stel je op volgens het SMART-principe. Dat betekent dat hij moet voldoen aan de volgende eisen:

Specifiek – Een specifiek doel dat iedere betrokkene begrijpt

Meetbaar – Is de voortgang te meten?

Acceptabel – De werkgever en de werknemer moeten het eens zijn over de doelstelling

Realistisch – Is het doel haalbaar met gebruik van de beschikbare middelen?

Tijdsgebonden – Is er voldoende tijd om de doelstelling te bereiken?

Als al deze punten terugkomen in iedere KPI, in al jouw opgestelde doelen, dan pas kan je zien of het haalbaar is en kan er achteraf gekeken worden of je de KPI behaald hebt.

Waarom zijn KPI’s belangrijk?

Hieronder zijn er drie redenen weergeven waarom je jouw KPI’s in beeld wilt hebben.

  1. KPI’s versterken het moreel van werknemers
    Binnen elke organisatie kan er een gevoel van afstand ervaren worden door de medewerkers tussen de prestaties van de organisaties en de inspanningen van het individu. Wanneer KPI’s worden opgesteld, voelen de medewerkers zich verantwoordelijk om deze te behalen. De kans is dat groter dat ze zichzelf pushen en meer voldoening krijgen van een goed uitgevoerde taak.
  2. KPI’s ondersteunen en beïnvloeden bedrijfsdoelstellingen
    Elke organisatie heeft een missie en visie. Deze missie en visie dienen vertaald te worden naar duidelijke organisatie- en afdelingsdoelen. In dit geval zijn KPI’s van waarde omdat ze in de besluitvorming de bedrijfsdoelstellingen in oog houden.
  3. KPI’s zijn cruciaal voor prestatiebeheer
    Dit is misschien wel de belangrijkste reden om te sturen op KPI’s. KPI’s vereenvoudigen prestatiebeheer door medewerkers in een organisatie niet alleen te tonen wat zij zelf doen, maar ook wat anderen doen. Deze transparantie zorgt ervoor dat communicatielijnen vereenvoudigen en dat de ‘neuzen’ dezelfde kant op staan.

Het gevaar van verkeerde KPI’s

Je ziet het vaak gebeuren; organisaties kiezen of ontwikkelen de verkeerde KPI’s. Misschien komt één van deze voorbeelden je bekend voor. Het zijn voorbeelden van verkeerde KPI’s:

  • Op basis van een ‘kosten-KPI’ schakelt een afdeling over naar een nieuwe, goedkopere aanbieder van lagere kwaliteit. Dit doen ze, terwijl de organisatie een strategische intentie heeft om de kwaliteit te verhogen.
  • Of er wordt een ‘social media KPI’ opgesteld met als doel; het verdubbelen van jouw investeringen in jouw klantsegment. Echter, worden de digitale investeringen verdubbeld bij een totaal irrelevante doelgroep.

Op deze manier kan ik nog veel voorbeelden opnoemen van ‘verkeerde KPI’s’. Denk van te voren goed na welke en wat voor soort KPI’s bij jouw organisatie en jouw doelstellingen passen. Doe goed onderzoek en neem de tijd om de juiste KPI’s op te stellen. De sleutel om weg te komen van het ‘verkeerde KPI’ – probleem is om:

  1. Een stapje terug te doen
  2. Een aantal belangrijke vragen te stellen om zo de doelstelling van je KPI’s helder en meetbaar te krijgen:
  • Wat is de vraag?
  • Wat is het doel?
  • Wat wil je ermee bereiken?
  • Wat gaat er nu nog niet goed of moet er veranderd worden?
  • Is de vraag gericht op strategie of is het gericht op de organisatiesturing?

En de belangrijkste vraag die je aan het einde stelt is: “Helpt dit mij om goede beslissingen te nemen en welk gedrag kunnen we verwachten door te sturen op deze KPI?”

Checklist

Tot slot, geef ik jullie een kleine checklist. Deze checklist is een lijst met kenmerken waar je KPI’s in iedere geval aan moeten voldoen. Dit is natuurlijk een voorbeeld en het is ook niet limiterend. Binnen elke organisatie kan de checklist anders zijn.

☑ Consistent & Vertaalbaar (KPI leidt af van de strategie)

☑ Meetbaar (de KPI moet de mogelijkheid bieden om prestaties te meten)

☑ Signaalwaarde (een KPI moet sturingsinformatie opleveren wanneer er ingegrepen wordt)

☑ Begrijpelijk (KPI moet helder en eenvoudig zijn)

☑ Gedragen & Aanvaardbaar (De betekenis van de KPI moet gedeeld worden door de mensen die verantwoordelijk zijn voor de prestaties)

☑ Aanpasbaar (De KPI moet eenvoudig aan te passen zijn als veranderingen daarom vragen)

☑ Compleet (De KPI moet alle aspecten voor het functioneren van de organisatie afdekken)

☑ Overzichtelijk (Het geheel en de relaties moeten eenvoudig te overzien zijn en mag niet complex worden)

☑ Kwalitatief & Kwantitatief (het geheel aan KPI’s dient zowel kwalitatieve als kwantitatieve KPI’s te bevatten)

“KPI’s zijn echt een houvast! Door belangrijke vragen te stellen om de KPI’s op de juiste manier op te stellen, heb je meer inzicht gekregen in wat je nu precies wilt bereiken. Jouw doelstellingen zijn helder, duidelijk en realistisch. Ik heb meer overzicht door het opstellen van de KPI’s en het geeft mij voldoening als ik uiteindelijk deze doelstellingen werkelijk heb gehaald!”

Esmée Koops

Ben je overtuigd dat je hulp nodig hebt om de juist KPI’s op te stellen? Dan is het tijd om te beslissen welke KPI’s bepaald moeten worden. Heb je hier hulp bij nodig? Neem contact met mij op via Esmee@oceaa-projects.nl , dan bied ik jou graag de hulp en steun aan die jij nodig hebt!

Delen op:

Share on linkedin
Share on facebook
Share on twitter
Academy
Jaimy ten Dam

De kracht van IPMA

“Gecertificeerd Projectmanager”. Waar hebben we het dan over? Eén van de opties om een gecertificeerd projectmanager te worden is door het behalen van de IPMA

Lees verder »